Τα Google Sheets είναι ένα ισχυρό (και δωρεάν) cloud-based εργαλείο που σου επιτρέπει να οργανώνεις τα δεδομένα σου αποτελεσματικά και αποδοτικά.
Το μυστικό για να επωφεληθείς πλήρως από ότι έχει να προσφέρει το εργαλείο είναι να αξιοποιήσεις το μεγάλο κατάλογο από φόρμουλες. Ούτως ή άλλως, τα Google Sheets αποτελούν έναν μακρινό (και συνάμα τσακωμένο μαζί του) ξάδερφο του MS Excel. Αυτό σημαίνει ότι τα κοινά σημεία μεταξύ τους -μεταξύ αυτών και οι φόρμουλες- είναι αρκετά.
Και γιατί ένας performance marketer οφείλει να εξελίσσει το expertise του πάνω στα Google Sheets;
Επειδή χωρίς αυτές τις γνώσεις, θα περάσει ώρες ατελείωτες να ταξινομεί, φιλτράρει, προσθαφαιρέτει και να ψάχνει δεδομένα.
Από την άλλη μεριά, αν γνωρίζεις με ακρίβεια ποιες φόρμουλες θα χρησιμοποιήσεις για συγκεκριμένες εργασίες, θα εξοικονομήσεις πολύ χρόνο (και ψυχική υγεία).
Σκέψου τώρα: Παρασκευή απογευματάκι να σου κάτσει μια ανάλυση σε δεδομένα που θα σε οδηγήσει όλο το ΣΚ μπροστά από το laptop σου για κάτι που αν γνώριζες καλά τη χρήση των Google Sheets, να σου έπαιρνε λίγα μόνο λεπτά… ούτε στον εχθρό σου!
Τέλος, θα είσαι σε θέση να βγάλεις αποτελέσματα με μεγαλύτερη ταχύτητα, οργανωμένα και πιο ελκυστικά στο μάτι ώστε να τα παρουσιάσεις σε ένα management meeting ή στο working group σου.
Τι χρειάζεται ένας Performance Marketer
Ως performance marketers δεν θέλουμε να ξοδεύουμε όλο το χρόνο μας για τον καθαρισμό μπλεγμένων δεδομένων τα οποία είναι δύσκολο να αναλυθούν. Θέλουμε τα δεδομένα μας να είναι χρήσιμοι πόροι που “μας μιλάνε” απλοποιημένα, ούτως ώστε να είμαστε σε θέση να κατανοήσουμε και να παρουσιάσουμε τα πιο σημαντικά ευρήματα.
Σε αυτό το άρθρο θα μοιραστούμε μαζί σου μια λίστα με βασικούς τύπους που θα σε βοηθήσουν να εργαστείς γρηγορότερα και εξυπνότερα με τα Google Sheets και τα δεδομένα σου, ώστε να εξοικονομήσεις χρόνο και να μπορείς να παράγεις και να εξηγείς τα αποτελέσματα πιο αποδοτικά.
Κάποιους τύπους τους γνωρίζεις ήδη. Άλλους ίσως όχι.
Σε κάθε περίπτωση, είναι μια καλή ευκαιρία για refresh! Αν πάλι δεν έχεις μεγάλη εμπειρία σε Microsoft Excel ή Google Sheets, οφείλεις να εκμεταλλευτείς τη λίστα αυτή στο έπακρο.
All in all, η ακόλουθη λίστα είναι ένα εξαιρετικό σύνολο εργαλείων που πρέπει να έχεις στη διάθεσή σου.
Google Sheets Basics
Πριν προχωρήσουμε στις φόρμουλες, οφείλουμε να κάνουμε κάποια baby steps και να δούμε ορισμένα θεμελιώδη στοιχεία του εργαλείου.
Γνωρίζοντας αυτές τις βασικές έννοιες θα είναι πιο εύκολο να επιλέξεις τον τρόπο με τον οποίο ορίζονται οι φόρμουλες που θα δεις σήμερα, καθώς επίσης και άλλες που θα μάθεις στο μέλλον.
Το κελί (cell) είναι ένα μεμονωμένο σημείο δεδομένων μέσα σε ένα φύλλο (sheet).
- Η σειρά (row) είναι ένα σύνολο κελιών που εκτείνονται οριζόντια.
- Η στήλη (column) είναι ένα σύνολο κελιών που εκτείνονται κάθετα.
- Η συνάρτηση (function) είναι μια λειτουργία που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός επιθυμητού αποτελέσματος.
- Μια φόρμουλα (formula) είναι ένας συνδυασμός κελιών, στηλών, γραμμών συναρτήσεων και εύρους (range) που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας εξίσωσης (equation).
- Ένα εύρος (range) είναι η επιλογή κελιών σε μια στήλη ή σειρά (ή και τα δύο).
- Όλες οι φόρμουλες πρέπει να ξεκινούν με το σύμβολο του “ίσο” (=)
1. VLOOKUP για εισαγωγή δεδομένων
Σχεδόν όλοι οι marketers συμφωνούν ότι η VLOOKUP είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία που έχεις στη διάθεσή τους.
Σου δίνει τη δυνατότητα να τραβήξεις δεδομένα από ένα spreadsheet σε ένα άλλο spreadsheet – εφόσον τα δύο spreadsheets μοιράζονται μια κοινή τιμή.
Αυτό είναι χρήσιμο όταν έχεις μεγάλα σύνολα δεδομένων που θέλεις να συνδυάσεις χωρίς να χρειάζεται να κάνεις copy & paste τα δεδομένα σε κάθε κελί χειροκίνητα. Και γενικά είναι πολύ χρήσιμη συνάρτηση όταν εργάζεσαι με πολλά spreadsheets ή δεδομένα που χρειάζονται να γίνουν matched.
Ας υποθέσουμε ότι έχω ένα spreadsheet με 2 tabs (όπως το screenshot παρακάτω).
Το ένα tab δείχνει μια λίστα με keywords μαζί με το μηνιαίο volume τους. Το δεύτερο tab έχει την ίδια λίστα με keywords με το SEO difficulty score.
Ο στόχος είναι να τραβήξουμε το difficulty score στο πρώτο tab χρησιμοποιώντας τη VLOOKUP φόρμουλα:
=VLOOKUP(search_key, range, index, is_sorted)
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το σημείο δεδομένων/data point (σε αυτήν την περίπτωση το “Keyword”) που θέλω να τραβήξω από το ένα tab στο άλλο πρέπει να είναι το ίδιο και στα δύο sheets.
Αυτό το σημείο δεδομένων πρέπει επίσης να βρίσκεται στην πρώτη στήλη του δεύτερου tab – column A.
Θέλω λοιπόν να τραβήξω τα δεδομένα από το δεύτερο column (DifficultyScore) στο spreadsheet με τίτλο Volume (πρώτο tab). Επομένως, η φόρμουλα μοιάζει κάπως έτσι:
=VLOOKUP(A2,DifficultyScore!A:B,2,0)
Ας αναλύσουμε όμως κάθε μέρος αυτής της εξίσωσης:
- Το search_key είναι η κοινή τιμή που έχουν τα 2 sheets. Ξεκινάμε με το πρώτο keyword στη λίστα που βρίσκεται στο κελί A2.
- Το Range είναι το σημείο που εισάγεις το όνομα του tab από το οποίο αντλούμε δεδομένα, μαζί με το εύρος των στηλών από τις οποίες θέλουμε η φόρμουλα να διαβάσει δεδομένα. Θέλω να τραβήξω τις στήλες A (keyword) και B (SEO Difficulty).
- Το index είναι το πεδίο που εισάγεις τον αριθμό της στήλης από τον οποίο θέλεις να αντλήσεις δεδομένα. A=1, B=2, C=3 και ούτω καθεξής.
- Τέλος, ορίζουμε το is_sorted σε μηδέν ή “FALSE”, το οποίο συνίσταται σε αυτή τη φόρμουλα για να επιστρέψει σε exact match το αποτέλεσμα.
Για εισάγεις τη φόρμουλα κάνεις click στο κελί C2, πληκτρολογείς τη φόρμουλα και πατάς enter. Η πρώτη σωστή τιμή είναι το 2.
Στη συνέχεια, κάνεις click στη κάτω δεξιά γωνία του κελιού C2 και το τραβάς προς τα κάτω για να συμπληρώσεις τις υπόλοιπες τιμές σε ολόκληρη τη στήλη.
2. IF φόρμουλα – είναι η συνθήκη αληθής ή όχι;
Η φόρμουλα IF σου επιτρέπει να ελέγξεις και να δεις αν μια συγκεκριμένη συνθήκη είναι “true or false” για μια λίστα δεδομένων στο spreadsheet.
Η φόρμουλα είναι =IF(condition, value_if_true, value_if_false)
- Condition είναι το τι ελέγξεις για να δεις αν είναι true ή false
Αν είναι “true”, το “value_if_true” είναι η λειτουργία που θα εμφανιστεί. Εάν είναι “false” τότε το “value_if_false” θα εμφανιστεί αντίστοιχα.
Ας δούμε ένα παράδειγμα για να γίνει πιο κατανοητή η λειτουργία της φόρμουλας.
Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να ελέγξουμε μια λίστα με keywords για να δούμε ποια από αυτά φέρνουν περισσότερες από 5,000 επισκέπτες ανά μήνα.
Θα ξεκινήσουμε με το volume του πρώτου keyword στο κελί B2. Αυτή είναι η φόρμουλα:
=IF(B2>5000,”YES”,”NO”)
Μόλις εισάγουμε τη φόρμουλα για το πρώτο keyword και πατήσουμε enter, μπορούμε να τραβήξουμε από το D2 μέχρι κάτω στο τελευταίο κελί τον κέρσορα (από το κάτω δεξί μέρος του D2) ώστε να πάρουν και τα υπόλοιπα κελιά αυτόματα τη φόρμουλα.
Όλα τα keywords με volume περισσότερες από 5,000 επισκέψεις ανά μήνα θα πάρουν την τιμή “YES” και όσα έχουν volume λιγότερο από 5,000 θα πάρουν την τιμή “NO”.
Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις τις παρακάτω λειτουργίες αντί του χαρακτήρα “>”:
- Equal to (=)
- Not equal (<>)
- Greater than (>)
- Less than (<)
- Greater than or equal to (>=)
- Less than or equal to (<=)
3. Χρησιμοποίησε το LEN για να μετρήσεις χαρακτήρες
Η φόρμουλα LEN σε βοηθάει να μετρήσεις τον αριθμό των χαρακτήρων σε ένα κελί.
=LEN(insertcell)
Ας υποθέσουμε ότι θες να ελέγξεις τον αριθμό χαρακτήρων μια διαφήμισης στα Google Ads, ή κάποιων meta descriptions και meta titles των σελίδων ενός ηλεκτρονικού καταστήματος. Το πρώτο που πρέπει να κάνεις είναι να φέρεις όλα τα παραπάνω σε ένα spreadsheet. Έπειτα, θες να ελέγξεις ότι έχουν το σωστό μήκος χαρακτήρων.
Κάνε click σε ένα κενό κελί και γράψε τη φόρμουλα, αντικαθιστώντας το “insertcell” με το κελί που περιέχει τους χαρακτήρες που θες να μετρήσεις.
Στο παράδειγμα παρακάτω, το Α2 είναι το πρώτο κελί που θέλουμε να μετρήσουμε, επομένως η φόρμουλα ορίζεται ως εξής =LEN(A2). Πατάμε το enter και ο αριθμός των χαρακτήρων εμφανίζεται.
Έπειτα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη φόρμουλα και στα υπόλοιπα κελιά, απλά κάνοντας drag από το πρώτο κελί μέχρι το τελευταίο.
4. Κάνε εισαγωγή των δεδομένων σου με IMPORTRANGE
Η IMPORTRANGE είναι παρόμοια με τη VLOOKUP, επιτρέποντάς σου να εισάγεις δεδομένα από άλλα Google Sheets spreadsheets.
=IMPORTRANGE(spreadheet_url,range_string)
- Αντικατέστησε το spreadsheed_url με το URL ενός άλλου spreadsheet και προσδιόρισε το εύρος των κελιών που θες να εισάγεις.
Αν έχεις περισσότερα από 1 tabs στο spreadsheet από το οποίο θες να τραβήξεις δεδομένα, θα πρέπει να προσδιορίσεις.
Ας υποθέσουμε ότι θες να τραβήξεις δεδομένα από ένα tab που ονομάζεται “Keywords” και ζητάς τα δεδομένα από το κελί A2 μέχρι το H150. Η φόρμουλα σου θα μοιάζει κάπως έτσι:
=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/test”, “Keywords!A1:H150”)
5. Κράτησε μόνο τα UNIQUE δεδομένα
Για όσους δουλεύουν με μεγάλους όγκους δεδομένων από διαφορετικές πηγές θα γνωρίζουν πολύ καλά το φαινόμενο των διπλότυπων εγγραφών (duplicated data). Η UNIQUE φόρμουλα έρχεται να δώσει λύσει.
=UNIQUE(range)
Σε αυτό το παράδειγμα, κλικάρουμε σε ένα κενό κελί και εισάγουμε τη φόρμουλα =UNIQUE(A2:C24) για να συμπεριλάβουμε και τα 3 columns δεδομένων και έπειτα πατάμε το enter.
Όλα τα duplucate δεδομένα διαγράφονται και μένουν μόνο τα μοναδικά.
6. Υπολόγισε τα σύνολα μιας κατηγορία με το SUMIF
Η SUMIF φόρμουλα μπορεί να φανεί χρήσιμη για να υπολογίζεις σύνολα δεδομένων από κατηγορίες με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.
=SUMIF(range, criterion, [sum_range])
Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλουμε να προσθέσουμε τα pageviews μερικών κορυφαίων blog posts για να υπολογίσουμε ποια κατηγορία είναι η δημοφιλέστερη. Μπορούμε να αθροίσουμε γρήγορα τα pageviews με αυτή την φόρμουλα.
Για να υπολογίσουμε τα pageviews για την κατηγορία SEO:
- Το range περιλαμβάνει το column των κελιών κάτω από το “Category”.
- Το “SEO” είναι το criterion
- Το sum_range περιλαμβάνει όλα τα κελιά του column κάτω από το “Page Views”
Η φόρμουλα θα αθροίσει τα τελικά νούμερα των pageviews στην κατηγορία SEO σε 36,834. Η ίδια φόρμουλα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τις υπόλοιπες τρεις κατηγορίες αλλάζοντας μόνο το criterion για κάθε μια.
Χωρίς να χρειάζεται να ταξινομήσουμε ή να κάνουμε κάποιο εξτρά υπολογισμό, μπορούμε να παρατηρήσουμε τα σύνολα κάθε κατηγορίας και εύκολα να βγάλουμε συμπέρασμα για το ποια κατηγορία φέρνει τα περισσότερα pageviews.
7. Χώρισε τα δεδομένα σε 2 κελιά
Παρακάτω ακουλουθεί η φόρμουλα SPLIT:
=SPLIT(Text, Delimiter)
Αυτό σου επιτρέπει να χωρίσεις τα δεδομένα από ένα κελί σε πολλά κελιά. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ένα φύλλο επαφών με τα πλήρη ονόματά τους σε μία στήλη. Για να εισαγάγεις σωστά τα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων , πρέπει να χωρίσετε τα ονόματα και τα επώνυμα σε δύο ξεχωριστές στήλες.
Αν θες να χωρίσεις τα ονόματα στο column A σε όνομα και επώνυμο στα columns B και C, η φόρμουλα θα πρέπει να είναι η =SPLIT(A2,” “) όπου Α2 είναι το κείμενο που θέλουμε να χωρίσουμε και ο delimiter (οριοθέτης) είναι αυτό που διαχωρίζει το πρώτο όνομα από το επίθετο – στην περίπτωσή μας είναι το κενό (spacebar).
Αν κάνουμε κλικ στο κελί B2, τότε και το B2 και το C2 θα πάρουν δεδομένα μόλις βάλουμε τη φόρμουλα. Αν κάνουμε drag τη φόρμουλα μέχρι κάτω και τα υπόλοιπα κελιά θα αυτοσυμπληρωθούν.
8. Ένωσε δεδεδομένα από διαφορετικά κελιά με το CONCATENATE
Έχουμε ήδη δει πώς να χωρίζεις δεδομένα μεταξύ 2 κελιών, αλλά το αντίθετο πώς γίνεται; Η φόρμουλα αυτή είναι πανίσχυρη ειδικά όταν δουλεύεις με URLs.
Μερικές φορές, όταν κατεβάζεις μια λίστα με URLs, οι διευθύνσεις των σελίδων δεν είναι δομημένες όπως θα ήθελες. Για παράδειγμα, όταν κάνεις export από τα Google Analytics το domain πολλές φορές λείπει. Ή λείπει το αρχικό πρωτόκολο από το URL (http/https).
Αντί να το κάνεις χειροκίνητα, μπορείς να χρησιμοποιήσεις τη φόρμουλα CONCATENATE.
=CONCATENATE(range)
Αφού ενώσεις το πρώτο, απλά κάνε drag το κελί μέχρι κάτω και τα υπόλοιπα κελιά θα αυτοσυμπληρωθούν.
Εάν δεν υπάρχει ένα πρόθεμα ή επίθεμα στο φύλλο, μπορείς να το εισάγεις χειροκίνητα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσεις μια επιπλέον στήλη κελιών για αυτό – όπου ο τύπος θα είναι ο εξής: =CONCATENATE(“https://”,A2)
Η δύναμη (από τις φόρμουλες) είναι στα χέρια σου!
Τώρα που έχεις στο οπλοστάσιό σου κάποιες από τις πιο χρήσιμες φόρμουλες των Google Sheets, είναι η ώρα για εξάσκηση. Προσπάθησε να βρεις datasets και εξασκίσου πάνω στη σύνταξη και δομή των τύπων αυτών ώστε να εξοικιωθείς μαζί τους.
Επίσης, μη ξεχάσεις να κάνεις bookmark το άρθρο αυτό γιατί ποτέ δεν ξέρεις..άνθρωποι είμαστε και ξεχνάμε!